Een goede administratie is de ruggengraat van je bedrijf, maar het bijhouden van de administratie kost veel tijd, energie en aandacht die je liever aan je klanten besteed. Gelukkig zijn administratieve processen vandaag de dag slimmer én sneller te automatiseren dan ooit. Met tools zoals scan & herken, automatische bankkoppelingen en zelfs robotic accounting kun je jouw administratie grotendeels automatisch laten verlopen. Super tof, vind je niet? Daarmee kun je jezelf urenlang handmatig werk besparen!
In dit artikel lees je wat deze Robotic Accounting voor jouw onderneming kan betekenen en hoe jij ook stap voor stap kunt automatiseren.
Door: Marie Thérèse van Piekeren
Waarom je administratie automatiseren?
Veel ondernemers beginnen hun bedrijf vol energie en plannen, maar merken al snel dat de administratie een steeds grotere rol inneemt. Bonnetjes bewaren, facturen verwerken, betalingen controleren… het lijkt soms alsof je meer tijd kwijt bent aan cijfers dan aan ondernemen. Gelukkig kan dat anders. Administratie automatiseren is niet alleen slim, het geeft je als ondernemer tijd, rust en ruimte terug.
Automatiseren betekent niet dat je de controle verliest, integendeel. Het helpt je slimmer én sneller te werken. Je hoeft minder handmatig in te voeren, maakt veel minder fouten en hebt altijd realtime inzicht in hoe je bedrijf ervoor staat. Dat geeft overzicht en vooral meer rust in je hoofd.
Stap 1: Scan & herken (OCR)
Voor de meeste ondernemers begint automatiseren bij scan & herken. Dit is software die bonnen en facturen automatisch voor je uitleest. Je maakt simpelweg een foto van je bon of uploadt een digitale factuur. De software leest vervolgens zelf bedragen, btw, datum en leverancier uit. Jij controleert alleen nog even of alles klopt. Zo voorkom je handmatig overtikwerk én blijft je administratie continu up-to-date zonder moeite.
Stap 2: Automatische bankkoppelingen
De volgende stap is vaak een bankkoppeling. Daarmee worden je banktransacties automatisch ingelezen in je administratie. Je hoeft dus niet langer MT940-bestanden te downloaden of handmatig afschriften bij te houden. Bovendien koppelt het systeem transacties automatisch aan de juiste facturen, waardoor je snel ziet wat al betaald is en wat nog openstaat. Op dit punt is je administratie vaak al zo’n 60-70% geautomatiseerd!
Stap 3: Boekingsregels die het werk van je overnemen
Wanneer je administratie eenmaal goed loopt, kun je het verder verfijnen met automatische boekingsregels. Denk aan een terugkerende leverancier die altijd onder dezelfde kostenpost valt, of brandstof die automatisch in de juiste categorie moet worden geboekt. Door deze regels leert je systeem hoe jouw bedrijf werkt en neemt het steeds meer routinematig werk uit handen.
Stap 4: Robotic accounting: de intelligente opvolger
Robotic accounting gaat verder dan vaste regels: het systeem leert van jouw eerdere keuzes en past zich daaraan aan. Het herkent facturen, boekt ze automatisch, koppelt betalingen aan de juiste posten en signaleert zelfs wanneer iets afwijkt van de norm. Je hoeft dan bijna niets meer in te voeren; je rol verschuift naar controleren en goedkeuren. Het voelt alsof je een administratieve assistent hebt die altijd meedenkt en nooit fouten maakt.
Is automatiseren iets voor jou?
Automatiseren is zinvol voor elke ondernemer die veel facturen of bonnen heeft, regelmatig terugkerende kosten verwerkt, behoefte heeft aan overzicht of simpelweg te druk is om zijn administratie bij te houden. Zelfs voor zzp’ers kan een simpele automatiseringsslag al een groot verschil maken. Voor een paar tientjes per maand kun je jezelf uren per week besparen.
Veelvoorkomende valkuilen
Toch gaat automatiseren soms mis. De grootste valkuil is dat ondernemers alles meteen op de automatische piloot zetten en dan niet meer controleren. Automatisering werkt alleen goed als je af en toe blijft meekijken. Ook een rommelige mappenstructuur of fout ingestelde regels kunnen later veel correctiewerk opleveren. Begin daarom klein, automatiseer eerst één onderdeel en breid daarna stapje voor stapje uit.
Hoe je vandaag al kunt beginnen
Wie wil starten, hoeft niet meteen zijn hele administratie om te gooien. Begin eerst met scan & herken: dat geeft direct tijdswinst. Zet daarna een bankkoppeling aan en kijk welke handmatige handelingen je met het instellen van een paar simpele regels kunt automatiseren. Plan vervolgens iedere week een paar minuten in om te controleren en bij te sturen. Zo bouw je een systeem dat steeds slimmer wordt en steeds beter bij jouw bedrijf past.
Tot slot
Administratie hoeft geen last te zijn die je telkens vooruit schuift. Met de juiste automatisering bouw je aan een soepel, professioneel en betrouwbaar systeem dat met je meegroeit. Je houdt meer tijd over voor klanten, voor groei én voor de dingen waar je energie van krijgt.
Wil je weten hoe je dit in jouw situatie het beste kunt inrichten of welke tools geschikt zijn? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.
Reactie plaatsen
Reacties